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Ufficio stampa: ecco come preparare una cartella stampa perfetta

Una cartella stampa è uno strumento fondamentale per un ufficio stampa. In questo caso esamineremo il caso relativo a una mostra d’arte. Per essere di buona qualità e agevolare il lavoro – spesso duro e poco pagato – dei giornalisti che dovranno scrivere una news o una recensione, la cartella stampa deve presentare alcune caratteristiche peculiari che la differenziano da altri generi di comunicazione.

Per prima cosa deve contenere, ovviamente, il comunicato stampa, strutturato in modo da dare tutte le informazioni tecniche relative alla conferenza stampa riservata ai giornalisti e/o dell’opening al pubblico. Il testo deve inquadrare sinteticamente le caratteristiche della mostra, in accordo con le linee guida fornite dal curatore o dalla sede espositiva che la ospita e presentare un quadro generale del programma della giornata, con gli interventi previsti di autorità e curatori, evidenziando la possibilità di una visita guidata alla mostra e la presenza o meno di servizi aggiuntivi quali cocktail, lunch etc. Il comunicato deve inoltre recare in calce la scheda tecnica dell’evento, specificando chiaramente il titolo della mostra, la curatela, l’indirizzo e i recapiti telefonici, mail e web, gli orari di apertura, il costo del biglietto.

È molto opportuno prevedere del materiale testuale aggiuntivo: ottima la scelta di estrapolare una parte dei testi critici utilizzati nel catalogo, la biografia dell’artista o degli artisti, l’elenco delle opere esposte con tutte le didascalie (eccellenti le soluzioni che affiancano le didascalie a piccole miniature fotografiche), l’elenco di partner e sponsor, del materiale turistico relativo all’ospitalità e a iniziative collaterali che possono essere collegate alla mostra.

Infine è indispensabile fornire su cd-rom o tramite l’invio per mail di un link a un database online, le immagini della mostra (sia delle opere sia dell’allestimento) seguendo esattamente le richieste del giornalista. Nel caso di articoli destinati alla stampa, bastano di norma 5-6  immagini che devono essere consegnate ad alta risoluzione (300 dpi, lato di almeno 15 cm); nel caso invece di periodici online la risoluzione deve essere quella funzionale al web (72 dpi, compressione jpg, peso tra i 150 e i 250 kbyte) ed è indispensabile fornire un numero maggiore di riproduzioni (almeno 10-15) in modo da consentire la preparazione di gallery fotografiche.

Numerare le immagini con indicatore progressivo corrispondente alle didascalie (rigorosamente fornite in file formato word per consentire un comodo copia-incolla), faciliterà enormemente la consegna del pezzo del giornalista in redazione. Particolare accuratezza deve essere prestata nella compilazione delle didascalie: le informazioni necessarie devono ripetersi in tutte (autore, titolo, anno, dimensioni dell’opera, courtesy, autore della fotografia, luogo di conservazione, etc.).

Una scelta saggia da parte dell’addetto stampa è quella che prevede la preparazione di due cartelle distinte per le immagini, una per quelle ad alta risoluzione e una per quelle a bassa, in modo da averle già pronte in caso di richiesta. L’addetto alla preparazione dei materiali è tenuto ad avere a portata di mano un certo numero di cartelle stampa in formato cartaceo da consegnare durante la preview, previa compilazione del modulo di accredito. Deve inoltre tenere a disposizione gli strumenti per inviare in tempo reale, soprattutto alla stampa del settore digital, una cartella compressa contenente tutti i materiali in modo che possa essere immediatamente utilizzabile su dispositivi quali tablet e smartphone.

Sul sito web della mostra o dell’ufficio stampa esterno, almeno 10 giorni prima dell’inaugurazione, si devono caricare tutti i materiali in modo che chi scrive possa scaricarli in remoto (con accesso libero o tramite form di iscrizione a un’area riservata) e consultarli per prepararsi in anticipo alla visita della mostra.

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